Anualmente, o MEC (Ministério da Educação) exige de todas as Instituições de Ensino Superior que os dados cadastrais e acadêmicos de todos os alunos sejam informados ao INEP (Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira).

Essas informações são enviadas para o órgão por meio de arquivos-texto em padrões específicos. Para otimizar o serviço e facilitar o envio desses dados, o Departamento de Informática do UNIFOR-MG desenvolveu um sistema de apoio ao Censo da Educação Superior.

Como era antes do sistema

Os arquivos eram gerados manualmente. Existiam várias atividades isoladas que deveriam ser executadas em uma ordem pré-definida. Era um mix de banco de dados e Excel. Tabelas em Excel disponibilizadas pelo INEP eram importadas manualmente para o banco de dados. O processamento era construído a partir de diversas consultas SQL. A saída de uma produzia a entrada para outra.

Informações como financiamento estudantil, apoio social, atividade extracurricular e bolsa/remuneração não existiam em sistema. Os responsáveis por essas informações digitavam uma por uma após a carga dos alunos no sistema do INEP (CENSUP).

No UNIFOR-MG, o trabalho era realizado por um funcionário do Departamento de Informática, que gastava 22 dias para conseguir “subir” todos os alunos para o CENSUP, conforme informou o analista de sistemas Welton Faria.

Funcionamento com o novo sistema

Agora, com a mudança, o sistema já conecta no CENSUP e faz o que é necessário. O usuário só informa a senha do INEP.

A parte técnica: download, descompactação, importação, análise dos dados, recuperação dos dados, extração e condensação ficou transparente para o usuário. Ele nem percebe o que está sendo feito em segundo plano.

“A correção das inconsistências nos cadastros dos alunos ficou fantástica. O usuário pode clicar duplo na mensagem de erro e o sistema já o conduz ao campo do cadastro do aluno que está inconsistente”, explicou o coordenador do Departamento de Informática, Gledson Richalle Rodrigues.

O sistema envia um e-mail para o aluno solicitando-o que corrija o seu cadastro no Portal do Aluno. O usuário pode adicionar exceções de alunos. São cadastrados os códigos de alunos que devem ou não serem informados. Além disso, o sistema gera relatórios dos alunos informados, pendentes e exceções.

O Censo da Educação Superior não tem mais que ser feito por um profissional de tecnologia da informação. A própria Secretaria Acadêmica consegue transferir perfeitamente todas as informações ao INEP. “Em minutos, a Secretaria Acadêmica já consegue enviar os primeiros alunos”, destacou o coordenador do Departamento de Informática, Gledson Richalle Rodrigues.